AVISO DE PRIVACIDADE DO COW COWORKING SPACE GESTÃO DE ESPAÇOS LTDA.

Baseados nos princípios estabelecidos na LGPD, como transparência, finalidade, necessidade e segurança, o COW COWORKING SPACE GESTÃO DE ESPAÇOS LTDA, vem através deste informativo, fazer com que as EMPRESAS e PESSOAS, que recebem nossos serviços, incluindo, mas não se limitando somente às Empresas Sublocatárias e/ou Contratantes, bem como seus representantes e colaboradores, aqui denominados “TITULAR DE DADOS”, tenham conhecimento de como a EMPRESA lida com suas informações pessoais. 

Aqui dispomos como coletamos, utilizamos, processamos suas informações pessoais, sempre comprometidos em manter a confiança de todos nossos clientes, e protegendo suas informações pessoais. 

DEFINIÇÕES

• Dado Pessoal: qualquer informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
• Dado Pessoal Sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato, dado referente à saúde ou vida sexual, dado genético ou biométrico.
• Tratamento de Dados: toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, uso, acesso, transmissão, armazenamento, eliminação, entre outros.
• Titular dos Dados: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais.
• Controlador: pessoa ou organização responsável pelas decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
• Operador: pessoa ou organização que realiza o tratamento em nome do controlador.
• Encarregado de Dados (DPO): pessoa indicada pelo controlador como canal de comunicação com os titulares e a ANPD.

1) QUAIS AS CATEGORIAS DAS INFORMAÇÕES TRATADAS PELO COW WORKSPACES? 

O tratamento de informações pessoais será apenas aquele compatível com a sua relação conosco, compreendendo as seguintes categorias: 

1.1 Dados pessoais: informações relacionadas a pessoa natural; 

• Informações pessoais: nome, prenome, RG, CPF, CNH, registros profissionais (CREA, OAB, CRM, CRA, dentre outros), endereço, estado civil, números de telefones, e-mail, dados que nos permitem contato direto, sendo necessário um documento de identidade emitido pelo Governo para verificação e validar os dados enviados. 

• Informações relativas ao trabalho: formação e/ou qualificação profissional e profissão, cargo/posição, equipe, nome da empresa. 

• Informações financeiras: conta bancária ou dados de pagamentos, dados de cartão de crédito ou débito. 

• Informações que você envia, recebe ou compartilha: sobre uso de aplicativos de internet, sistemas internos e funcionalidades via internet (área do cliente), tais como e-mail, SMS, Slack, WhatsApp, agenda. 

• Informações que você queira compartilhar tais como: cookies, hábitos, gostos, fotos, imagens e/ou vídeos, posts individuais em mídia social/discussões ou aplicativos (Instagram, Facebook, Linkedin, WhatsAPP, Slack, entre outros). 

 1.2) Dados pessoais sensíveis: 

• Informações sensíveis adicionais: biometria digital e biometria facial.

2) COMO COLETAMOS OS DADOS PESSOAIS? 

Todas as informações que tratamos a respeito do “Titular de Dados”, serão fornecidas diretamente por você, por terceiros, de forma automática ou disponíveis pessoalmente. 

Fornecidas diretamente por você: durante sua relação com o COW workspaces, seus dados podem ser disponibilizados diretamente por você; como por exemplo quando nos contata ou por meio de site ao se cadastrar, viabilizando o envio de propostas e formalização de contrato. 

Obtidas de terceiros: podemos receber alguns dos seus dados pessoais através de terceiros, como por exemplo o CONTRATANTE de serviços do COW workspaces. 

Automaticamente: Dados vindos dos dispositivos que você utiliza quando realiza acesso ao nosso web site, sendo coletados por meios de cookies. 

Disponíveis publicamente: dados advindos de mídias sociais (Facebook, Linkedin, etc.) e base de dados como Órgãos Públicos (Receita Federal, Junta Comercial e Secretaria da Fazenda). 

3) QUAL A FINALIDADE DO TRATAMENTO E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES PESSOAIS PELO COW WORKSPACES? 

O tratamento de dados consiste em toda e qualquer operação realizada com os dados pessoais, tais como: coleta, utilização, acesso, transmissão, processamento, armazenamento, arquivamento, controle da informação, modificação, comunicação, transferência e eliminação, enfim, são todas as possibilidades de manuseio dos dados. 

O COW workspaces trata seus Dados Pessoais de forma a atender a finalidade para qual o dado foi fornecido: viabilizar as atividades necessárias à nossa operação, executar um contrato, cumprir com obrigações legais e publicidade, sempre de forma clara, precisa e de fácil acesso. 

A Empresa irá utilizar (tratar) as informações da seguinte forma: 

1) Dados Pessoais:

1.1 Informações pessoais: 

• Para identificar e confirmar sua identidade para fins de atendimento, elaboração de contratos de sublocação, prestação de serviços, endereço fiscal e regimento interno das unidades; 
• Para cadastro no sistema operacional e financeiro da Empresa. 
• Para cadastro e liberação da rede interna de Wi-Fi, 
• Elaboração de contratos dentro de plataforma de assinatura digital; 
• Para comunicação interna entre membros e equipe do COW workspaces; 
• Atender as solicitações e demandas dos sublocatários, contratantes, representantes e colaboradores; 
• Atender demandas de órgãos reguladores e/ou autoridades administrativas no cumprimento de obrigações legais, regulatórias ou ordens judiciais; 
• Administrar pesquisas internas e/ou promoções; 

1.2 Informações relativas ao contrato de trabalho: 

• Para fins de verificação e elegibilidade do representante da empresa na assinatura do contrato. 

1.3 Informações financeiras: 

• Para identificar e confirmar pagamentos durante a duração do contrato;
• Analisar e realizar reajustes e precificação dos produtos e serviços oferecidos; 
• Compartilhar com instituições financeiras a aplicação de crédito e enviar dados aos Órgãos de Proteção de Crédito;

1.4 Informações sobre uso de aplicativos de internet: 

• Para analisar a utilização do serviço do aplicativo com vistas a melhorar a experiência de usuário; 
• Acessar o sistema de agendamento de salas de reunião das unidades do COW workspaces.

1.5 Informações de contato 

No mais, suas informações de contato poderão ser coletadas (pessoalmente, via website ou por aplicativos de mensagens com os gestores das unidades) após demonstração de interesse na utilização de nossos serviços e espaços, para informá-lo sobre promoções e notícias do COW workspaces em Campanhas de Marketing. Você é livre para solicitar a interrupção dessas comunicações, clicando no link específico em nossos e-mails ou entrando em contato conosco pelo lgpd@mycow.com.br. 

2) Dados pessoais sensíveis: 

2.1 Informações sensíveis adicionais 

• Utilização da biometria digital e biometria facial para acesso às unidades do COW workspaces dos colaboradores e representantes das empresas. 

De acordo com disposições legais e regulatórias e, também como premissa para a execução do contrato, o “Titular de Dados” deverá nos fornecer suas Informações Pessoais e de seus colaboradores para os propósitos de tratamento descritos acima. Caso não o faça, a consequência poderá ser a não prestação ou interrupção de nossos serviços em seu favor. 

Se o “Titular de Dados” fornecer à Empresa Informações Pessoais de terceiros (como dependentes, cônjuge, familiares), é sua responsabilidade garantir que obteve autorização de tais terceiros para divulgar tais informações à Empresa. 

Conforme necessário, em relação a estas finalidades, terceiros fornecedores e/ou prestadores de serviço autorizados, empresas com as quais o COW workspaces, mantenha contrato, autoridades governamentais e órgãos públicos, escritórios de advocacia, instituições financeiras, além de membros restritos dos departamentos comercial, de atendimento ao cliente, financeiro, jurídico, compliance, ouvidoria, de informática, marketing e membros executivos da Empresa poderão acessar ou, de outra forma, tratar Informações Pessoais que tenham relação com as suas responsabilidades profissionais ou obrigações fixadas contratualmente. 

A Empresa toma as medidas apropriadas para garantir que tais profissionais e terceiros estejam obrigados a deveres de confidencialidade e que tomem medidas de segurança técnica e operacional adequadas para proteger seus dados. Além disso, a Empresa adota medidas como cláusulas contratuais padrão de proteção de dados para garantir que qualquer Informação Pessoal transferida permaneça sempre de forma confidencial. Uma cópia dessas cláusulas pode ser obtida entrando em contato conosco pelo endereço abaixo, na seção “Informações de Contato”. 

4) USO DE DADOS PARA AÇÕES DE MARKETING, EVENTOS E BENEFÍCIOS

A Empresa poderá utilizar os dados pessoais dos Titulares, tais como nome, e-mail e CPF, para a promoção e viabilização de ações de marketing, campanhas promocionais, participação em eventos, programas de fidelidade e concessão de benefícios, sejam essas ações realizadas diretamente pela Empresa ou em conjunto com parceiros comerciais.

O tratamento dos dados poderá ocorrer por meio de plataformas digitais, aplicativos, sistemas de terceiros ou meios físicos, de forma a viabilizar a comunicação com os Titulares ou a sua inclusão em iniciativas promocionais, respeitando as finalidades legítimas previamente informadas e os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Tais ações poderão envolver o compartilhamento de dados com parceiros comerciais, exclusivamente para os fins descritos nesta Política, desde que esses parceiros estejam contratualmente comprometidos com padrões de segurança e conformidade com a legislação de proteção de dados.

O Titular poderá, a qualquer momento, solicitar a exclusão de seus dados dessas iniciativas, revogar seu consentimento (quando aplicável) ou manifestar oposição ao tratamento, utilizando os canais disponibilizados nesta Política de Privacidade.

5) BASE LEGAL DO TRATAMENTO

Utilizamos diferentes bases legais previstas na LGPD para o tratamento dos dados, tais como:

Consentimento (Art. 7º., I): para envio de campanhas promocionais.

Execução de contrato (Art. 7º., V): para emissão de faturas, assinatura digital e prestação de serviços.

Cumprimento de obrigação legal (Art. 7º., II): emissão de notas fiscais e comunicações a órgãos públicos.

Legítimo Interesse (Art. 7º., IX): análise de uso de serviços, melhorias no atendimento e segurança.

6) RETENÇÃO DE INFORMAÇÕES PESSOAIS 

As Informações Pessoais serão armazenadas apenas pelo período estritamente necessário para o cumprimento das finalidades de tratamento descritas acima, em conformidade com a legislação e regulamentações aplicáveis. Os dados também poderão ser conservados para o exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais, conforme permitido pela legislação vigente.

Prazos de Retenção por Categoria de Dados:

• Dados fiscais: armazenados por até 5 anos;
• Dados contratuais: armazenados por até 10 anos;
• Dados de marketing: armazenados até a revogação do consentimento pelo titular.

7) SEGURANÇA E INTEGRIDADE DE INFORMAÇÕES PESSOAIS 

A Empresa adota medidas técnicas e administrativas de segurança aptas a proteger os Dados Pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito, nos termos do artigo 46 da LGPD.

Além disso, são implementados procedimentos razoáveis para garantir a exatidão, integridade e atualização dos Dados Pessoais, conforme necessário para atender às finalidades de seu tratamento. Tais medidas visam assegurar que as informações confiáveis, estejam protegidas contra interferências indevidas e sejam adequadas ao uso a que se destinam.

8) DIREITOS 

Os Titulares de Dados Pessoais poderão entrar em contato conosco, por meio do e-mail indicado na seção “Informações de Contato”, para exercer seus direitos assegurados pela legislação aplicável.

Entre os direitos que podem ser exercidos, destacam-se:

• Confirmação da existência de tratamento de dados pessoais;
• Acesso às informações pessoais que possuímos sobre o Titular;
• Correção de dados pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação;
• Revogação do consentimento, quando aplicável.

O Titular poderá, ainda, solicitar informações sobre terceiros, fornecedores ou prestadores de serviços com os quais os dados tenham sido compartilhados.

Nos casos em que o tratamento de dados pessoais ocorrer com base no consentimento, este poderá ser revogado a qualquer tempo, de forma gratuita, mediante solicitação expressa. Contudo, a revogação do consentimento poderá acarretar a suspensão ou limitação na prestação de determinados serviços, quando o tratamento for essencial à sua execução.

Caso o Titular identifique qualquer inexatidão ou alteração em seus dados pessoais, deverá nos comunicar prontamente por meio do canal de contato mencionado, para que possamos atualizar ou corrigir as informações de forma adequada.

Os Titulares de Dados têm os seguintes direitos com relação às suas Informações Pessoais: (i) confirmação da existência do tratamento; (ii) acesso às informações pessoais que possuímos a seu respeito; (iii) correção de informações incompletas, inexatas ou desatualizadas; (iv) anonimização, bloqueio ou eliminação de informações desnecessárias, excessivas ou tratadas em desacordo com os dispositivos legais; (v) portabilidade de Informações Pessoais, por meio de requerimento expresso, sujeito a sigilo comercial e industrial; (vi) eliminação de Informações Pessoais tratadas com fundamento no consentimento; (vii) informações sobre as entidades públicas e privadas com as quais compartilhamos suas Informações Pessoais; (viii) informações sobre a possibilidade de não fornecer o consentimento e as consequências desta recusa; e (ix) revogação do consentimento, todos os quais podem ser exercidos por meio dos mecanismos previstos no art. 18 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). 

9) DIVULGAÇÕES REQUERIDAS OU PERMITIDAS PELA LEI 

A despeito de quaisquer outras previsões deste Comunicado, a Empresa pode divulgar ou, de outra forma, tratar Informações Pessoais, no contexto de qualquer transação de venda que envolva todo ou parte de seu negócio ou, caso exigido ou permitido por lei, para fins de qualquer relatório de auditoria ao qual a Empresa eventualmente esteja sujeita. 

10) ATUALIZAÇÃO DESTE AVISO DE PRIVACIDADE 

Este aviso poderá ser alterado a qualquer tempo, para garantir nosso compromisso de transparência com nossos clientes e usuários do COW workspaces. 

11) INFORMAÇÃO DE CONTATO PRIVILEGIADO E CONFIDENCIAL 

Os Titulares de Dados podem levantar quaisquer questões acerca do tratamento de Informações Pessoais por meio do contato com o nosso Encarregado pela proteção de dados: lgpd@mycow.com.br ou acessando quaisquer canais de atendimento. 

Boas Práticas na utilização da rede do COW workspaces 

O COW workspaces, através de sua equipe de TI, recomenda aos usuários de tecnologia que desejam se conectar diariamente ou eventualmente na rede local / Internet em uma ou mais unidades da empresa COW workspaces que se atentem as instruções abaixo: 

1. Manter sempre atualizado na última versão, os softwares e aplicativos no seu Computador, SmartPhone ou Servidor da empresa. 
2. Ter senha de acesso ao seu computador (Mínimo senha do MS-Windows) e Smartphone. 
3. Não fornecer a outra pessoa sua senha ou usuário de acesso à Internet fornecido pelo COW workspaces. 
4. Bloquear através do uso de senha o seu comutador sempre que se ausentar da frente do mesmo. 
5. Utilizar obrigatoriamente software de antivírus e mantê-lo atualizado. 
6. Possuir se possível aplicativo de firewall em cada equipamento e/ou na Rede. 
7. Conectar sempre através de Virtual Private Network (VPN) na rede da empresa. 
8. Não abrir e-mail, arquivos ou clicar em URL´s provenientes de fontes duvidosas. 
9. Não instalar ou usar software e aplicativos não homologados ou adquiridos fora de lojas oficiais (Microsoft, Play Store, Apple Store e etc.) em seu computador ou Smartphone 
10. Efetue o “logout” (encerre a sessão) após realizar pagamentos, compras ou utilizar aplicativos bancários, pois em alguns casos a sessão fica aberta no navegador/aplicativo e poderá ser reutilizada indevidamente. 
11. Evitar compartilhamento de pasta ou arquivo e principalmente sem o uso de senha 
12. Trocar periodicamente a senha de acesso do Computador, aplicativos, etc. 
13. Faça backup (local ou em nuvem) das informações totais ou mais importantes. 
14. Informar o COW workspaces sobre qualquer suspeita de risco de falha ou vírus no computador ou Smartfone. 
15. Respeitar as regras e recomendações de acesso de TI no ambiente do COW workspaces